Gesunde Arbeit

Arbeitsunterbrechungen und Störungen

Eine repräsentative Befragung von ArbeitnehmerInnen zeigt, dass 44 % der Beschäftigten häufig bei ihrer Arbeit unterbrochen oder gestört werden (Bundesinstitut für Berufsbildung, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, 2012).
Einfach an die Tür hängen!
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Störungen und Arbeitsunterbrechungen stellen die ArbeitnehmerInnen immer wieder vor psychische Herausforderungen. In mehreren Studien wurde nachgewiesen, dass Zeitdruck und Frustration zunehmen, wenn es zu Unterbrechungen während der Aufgabenerfüllung gekommen ist (A. Baethge, T. Rigotti, 2016). Negative Konsequenzen ergeben sich jedoch nicht nur für die einzelnen ArbeitnehmerInnen, sondern auch für die Unternehmen. Beispielsweise kann die Bearbeitung von Aufgaben durch Unterbrechungen und Störungen länger dauern als notwendig. Mehrkosten für den Betrieb wären die Folge. Die Qualität der Arbeit kann leiden, vermehrte Fehler und Unfälle können entstehen. Abhilfe kann auf der Ebene der Arbeitsorganisation (Verhältnisebene) gefunden werden. Mehr dazu im Abschnitt „Vermeidung von Arbeitsunterbrechungen und Störungen“ und im Abschnitt „Konzentrationsuhr“.

Arbeitsunterbrechungen und Störungen: Worum geht es?
Mit dem Begriff Unterbrechung ist gemeint, dass eine Person die gerade arbeitet diese Arbeit für eine bestimmte Zeit aussetzen muss. Unterbrechungen können in externale und internale Unterbrechungen unterteilt werden.

Externale Unterbrechungen sind ungeplant und von außen kommend. Diese werden sowohl von Menschen (KollegInnen, Vorgesetzte, KundInnen usw.), als auch durch Ausfälle, IT-Probleme wie Computerabstürze, nicht zeitgerechte Lieferungen etc. verursacht. Der/die ArbeitnehmerIn unterbricht die ursprüngliche Tätigkeit und widmet sich der „neuen“, ungeplanten Aufgabe. Die ursprüngliche Aufgabe kann erst später weiterbearbeitet werden.

Bei internalen Unterbrechungen kann die Person den Zeitpunkt der Unterbrechung selbst wählen, z. B. wenn sie eine Pause macht oder die Arbeit absichtlich unterbricht und zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeitet. Für die Definition des Begriffs Unterbrechung siehe "Arbeitsunterbrechungen und Multitasking".

Störungen unterscheiden sich von Unterbrechungen. Unterbrechungen sind Zwischenfälle. Eine Störung hingegen ist beispielsweise der Lärm der durch Bauarbeiten auf der Straße entsteht, während im Büro am Computer gearbeitet wird. Diese Störung bedeutet nicht, dass die Arbeit am Computer unterbrochen werden muss. Bei einer Störung ist daher nicht unbedingt ein Aufgabenwechsel bzw. eine zusätzliche Aufgabenübernahme notwendig.

(Psychische) Auswirkungen
Durch die Erledigung einer Aufgabe soll ein Ziel erreicht werden. Bei einer Unterbrechung muss zunächst überlegt werden ob die Unterbrechung

  • nicht akzeptiert oder
  • akzeptiert

wird.

In beiden Fällen erfordert es Zeit um zur ursprünglichen Aufgabe zurückzufinden. Gedanken wie z. B. „wo war ich stehengeblieben?“, „was wollte ich nochmal vorhin machen?“ oder „wie wollte ich das formulieren?“ sind typische Anzeichen dafür.

Wird die Unterbrechung nicht akzeptiert (z. B. durch ein „jetzt bitte nicht“), kommt es zwar zu einer Unterbrechung aber zu keiner zusätzlichen Aufgabenübernahme bzw. Aufgabenbearbeitung.

Wird die Unterbrechung akzeptiert kommt es zu einer Aussetzung der ursprünglichen Aufgabe (z. B. durch die Aufnahme einer Information) oder zu einer zusätzlichen Aufgabenübernahme. Diese neue Aufgabe beinhaltet wiederum ein Ziel.

Die neue Aufgabe kann

  • sofort erledigt
  • verschoben und zu einem anderen Zeitpunkt erledigt oder auch
  • weitergeleitet

werden.

Sowohl beim „nicht akzeptieren“ als auch beim „akzeptieren“ der Unterbrechung laufen viele Entscheidungsprozesse ab die bei den betroffenen ArbeitnehmerInnen Ressourcen binden.

Wie stark sich Unterbrechungen auswirken hängt vor allem von der Komplexität der ursprünglichen Aufgabe ab. Bei komplexen Tätigkeiten ist es schwerer wieder in die Arbeitshandlung vor der Unterbrechung zurückzufinden. Je komplexer die Arbeit war desto wahrscheinlicher leiden Leistung und Qualität der Arbeit.

Wer großen Handlungsspielraum in seiner Tätigkeit hat kann Unterbrechungen in der Regel besser handhaben. Hierbei kann die Person selbst entscheiden ob, wann und wie sie die Tätigkeiten ausführt. Bei geringem Handlungsspielraum (z. B. durch strikte, einengende Vorgaben) ist der Umgang mit Unterbrechungen schwieriger.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Automatisierungsgrad einer Tätigkeit. Je automatisierter eine Handlung abläuft, desto geringer sind die negativen Auswirkungen von Unterbrechungen. Beispielsweise wird eine Person die zum ersten Mal ein Auto lenkt sich voll und ganz auf die einzelnen Tätigkeiten konzentrieren (bremsen, kuppeln, schalten etc.). Wer im Autofahren routiniert ist, hat wenig Schwierigkeiten sich während der Fahrt zu unterhalten oder einem Radiobeitrag zuzuhören.


Vermeidung von Arbeitsunterbrechungen und Störungen
Die Arbeitsorganisation spielt eine Schlüsselrolle wenn es um die Erledigung von Aufgaben geht. Wissen ArbeitnehmerInnen, dass sie sich in Ruhe einer komplexen Tätigkeit widmen können ohne mit Unterbrechungen rechnen zu müssen, hat dies meist einen positiven Effekt auf die Aufgabenerledigung. Beispielsweise ist es sinnvoller einen Telefondienst strukturiert einzuteilen als die Regelung „wer in der Nähe vom Telefon ist, hebt ab“. ArbeitnehmerInnen die zum Telefondienst eingeteilt sind können sich Arbeiten widmen die nicht ihre volle Konzentration benötigen. Die ArbeitnehmerInnen ohne Telefondienst können sich in dieser Zeit Tätigkeiten mit hohem Konzentrationsaufwand widmen.

Der Begriff Handlungsspielraum wurde im oberen Abschnitt bereits kurz beschrieben. ArbeitnehmerInnen mit viel Handlungsspielraum können beispielsweise selbst über die Zeit und Art der Aufgabenerledigung entscheiden. Für sie ist es z. B. möglich unterbrechungsfreie Zeiten mittels Telefon stumm schalten oder E-Mails mit automatisierten Antworten und dem Verweis auf eine spätere Beantwortung zu schaffen.

Bei Teambesprechungen, Abteilungsmeetings oder Gesundheitszirkeln sollten Themen wie Unterbrechungen, Störungen und konzentriertes Arbeiten offen angesprochen und diskutiert werden. Dieser Rahmen ist geeignet um konkrete Vereinbarungen für unterbrechungsfreie Zeiten festzulegen. Die gemeinsam entwickelten Strategien werden von den KollegInnen und Vorgesetzten eher eingehalten, wenn sie die Hintergründe kennen, an der Lösung mitgearbeitet und sich damit einverstanden erklärt haben.

Pausen sind das Um- und Auf um gute Arbeit langfristig leisten zu können. Daher sollten Pausen in der Arbeitsorganisation mitgeplant werden. Eine gut gestaltete Pause hilft wieder Kraft zu tanken. Hilfreich und kraftbringend sind beispielsweise körperliche Ausgleichsübungen, gesundes Mittagessen, eine gesunde Jause oder der Austausch unter KollegInnen.

Wie oben beschrieben ist die Arbeitsorganisation ein Schlüsselthema. Definierte Zuständigkeitsbereiche und zugewiesene Tätigkeiten geben Struktur. Wenn die KollegInnen wissen, wer für welches Anliegen die richtige Ansprechperson ist, kann das Anliegen gleich an die zuständige Stelle weitergeleitet werden. Das verkürzt auf der einen Seite die Wege, andererseits werden weniger KollegInnen in ihrer Arbeit unterbrochen, da die zuständige Person nicht gesucht bzw. nicht nach ihr gefragt werden muss.

Führungskräfte haben einen wesentlichen Einfluss bei der Festlegung ungestörter Arbeit im Betrieb. Klare Anweisungen, klare Informationen über das erwartete Aufgabenergebnis und klare Zeitvorgaben sind wichtige Informationen die den ArbeitnehmerInnen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben helfen. Wenn Führungskräfte nicht klar kommunizieren kann es zu widersprüchlichen Ergebnissen und unnötigen Stress aufgrund von Zeitdruck kommen.

Konzentrationsuhr
Die Konzentrationsuhr hilft Ihnen, ungestört und konzentriert zu arbeiten. Stellen Sie die Zeit ein, bis wann Sie ungestört arbeiten möchten. Hängen Sie die Konzentrationsuhr an eine für die KollegInnen und Vorgesetzten gut sichtbare Stelle. Denn wenn der Kollege/die Kollegin erst einmal die Türe geöffnet hat und fragt: „Darf ich dich kurz stören“ – hat die Unterbrechung bereits stattgefunden. Die Konzentrationsuhr hilft jedoch nur, wenn sich alle an die Zeitangabe für ungestörte Arbeit halten.

Schenken Sie ihren KollegInnen Zeit für ungestörte Arbeit!

Die Konzentrationsuhr können Sie unter 01/50165-401 oder unter bestellservice@akwien.at beziehen (Artikelnummer 655).

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