Hybrides Arbeiten zum Vorteil von Arbeitnehmer*innen und Unternehmen
Der Bereich IT ist für jede Gemeinde ein großes und herausforderndes Thema. Komplex, vielfältig und in aller Regel mit hohen Kosten verbunden. GEMDAT Niederösterreichische Gemeinde-Datenservice GmbH hat sich mit 113 Mitarbeiter*innen darauf spezialisiert, für Gemeinden, Bildungseinrichtungen und Business-Partner IT-Lösungen zu entwickeln.
Großraumbereich der GEMDAT NÖ GmbH
GF Leopold Kitir und GF Markus Wollner
Mitarbeiterspinde zur Ablage von Maus und Tastatur
Wie viele andere Betriebe steht auch dieses Unternehmen vor der Herausforderung, Homeoffice und Mobile Working im Sinne der Beschäftigten und des Unternehmens erfolgreich umzusetzen. Gemeinsam haben Geschäftsführung, Betriebsrat, Sicherheitsvertrauenspersonen, Präventivfachkräfte und Mitarbeiter*innen nach Lösungen gesucht, die den Anforderungen eines flexiblen Arbeitsumfeldes ebenso gerecht werden wie dem Arbeitnehmer*innenschutz und den familiären Anliegen der Beschäftigten.
Die Ausgangssituation
Telearbeit (Homeoffice, Mobile Working) spielt in der Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle. Nicht zuletzt im Zuge der Coronapandemie ist es üblich geworden, dass auch „Büromenschen“ ihre Arbeitsleistung zum Teil oder sogar überwiegend außerhalb des Betriebes erbringen.
Für den Arbeitnehmer*innenschutz sind dabei einige Punkte zu beachten. „Die ergonomische Gestaltung des Bildschirmarbeitsplatzes ist eine Selbstverständlichkeit im Betrieb, ist aber daheim nicht immer leicht umzusetzen“, weiß die Assistentin der Geschäftsführung, Katrin Kiesler, zu berichten. Aber auch die psychischen Belastungen sind nicht zu unterschätzen. „Aus unseren Befragungen wissen wir, dass Entgrenzung der Arbeit, Vermischung von Privatleben und Beruf, der Umgang mit Ruhezeiten oder das Loslassen von der Arbeit bei Erkrankung sensible Themen sind“, erzählt Betriebsratsvorsitzender (BRV) Mag. Paul Otto.
„Aus Sicht des Betriebes gehtʼs natürlich auch um die Frage, wie erfolgreiches Führen unter den Bedingungen der Telearbeit genau ausgestaltet sein muss. Wichtig war uns zu definieren, wie genau zu kommunizieren ist, wie die Arbeit allgemein organisiert wird, ganz einfach welche Regeln die Telearbeit im Betrieb lebbar machen“, berichtet Geschäftsführer (GF) Markus Wollner. BRV Otto ergänzt: „Für die sozialen Beziehungen im Unternehmen ist es schon eine große Umstellung, wenn die meiste Zeit zu Hause oder unterwegs gearbeitet wird. Für uns als Betriebsrat war jedenfalls das Ausarbeiten einer detaillierten Vereinbarung wichtig, in der beispielsweise festgelegt wird, wer wann und unter welchen Umständen Telearbeit nutzen kann.“ Ein Recht auf Telearbeit bzw. eine einseitige Anordnungsbefugnis durch die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber gibt es in Österreich nicht.
Gemeinsam Lösungen gefunden
Es bestand bereits vor der Pandemie die Möglichkeit, einen Tag pro Woche Homeoffice zu machen, doch die neue Situation verlangte eine rasche und unkomplizierte Umstellung von einem Tag auf fünf Tage die Woche, damit der Betrieb überhaupt aufrechterhalten werden konnte. „Uns ging es natürlich in erster Linie darum, das Risiko für Mitarbeiter*innen und Kund*innen der GEMDAT so gering wie möglich zu halten“, berichtet Assistentin Katrin Kiesler.
GF Markus Wollner: „Geblieben ist die Erkenntnis, dass ein hybrides System für Mitarbeiter*innen und Unternehmen große Vorteile haben kann. Unser Konzept ist in drei Säulen geteilt, die sich gegenseitig ergänzen: eine Homeoffice-Regelung, eine Gleitzeitvereinbarung und die Neugestaltung der Arbeitsplätze, bei der wir die Gelegenheit beim Schopf gepackt haben und alle Anforderungen des Arbeitnehmer*innenschutzes noch einmal genau durchgegangen sind.“
„Die Bildschirmarbeitsplatzverordnung, die Evaluierung der psychischen Belastungen oder auch die Arbeitsstättenverordnung sind solche Regeln, die wir vor dem Hintergrund der veränderten Rahmenbedingungen noch einmal auf ihre Umsetzung im Betrieb überprüft haben“, berichtet BRV Mag. Paul Otto.
„Dauerhaft bleiben wird uns eine Betriebsvereinbarung, die drei Tage Telearbeit in der Woche ermöglicht“, erzählt BRV Otto. Damit die betrieblichen Interessen nicht zu kurz kommen, bleibt es den Führungskräften überlassen, Anwesenheitstage zu definieren, um die notwendige Kommunikation in den Teams sicherzustellen. Wer möchte, kann auch weiterhin fünf Tage die Woche ins Büro kommen. Das ist für jene Kolleg*innen interessant, die zu Hause keinen geeigneten Arbeitsplatz haben. Das kann einerseits ergonomische Gründe haben, aber auch in den privaten Rahmenbedingungen begründet sein.
„Vor allem war uns wichtig, dass die Kolleg*innen über besondere Belastungen im Homeoffice unterwiesen werden und diese auch in die Evaluierung der Sicherheits- und Gesundheitsgefahren einbezogen werden“, ergänzt Katrin Kiesler.
Auch der Gleitzeitrahmen wurde mit 5 bis 21 Uhr neu festgelegt. Eine Kernzeit, in der alle da zu sein haben, gibt es nicht mehr.
Das zeitnahe Abarbeiten der Anfragen unserer vielen Kund*innen ist die einzige Ausnahme. „Kolleg*innen, die Dienst an der Hotline ausüben, sprich diese Anfragen bearbeiten, haben weiterhin fixe Zeiten. Es ist aber sichergestellt, dass jede Kollegin und jeder Kollege nur eine bestimmte Anzahl solcher ,Hotline-Tageʻ pro Woche hat und so über genügend Freiraum verfügt, sich ihre/seine Arbeitszeit selbstbestimmt einzuteilen“, so BRV Mag. Paul Otto.
Mitarbeiter*innen bei Umbau eingebunden
„Im Zuge eines anstehenden Umbaus war die Neugestaltung der Arbeitsplätze mitzudenken. Hier haben wir die Mitarbeiter*innen mithilfe von Arbeitskreisen in die Umbaumaßnahmen eingebunden. Die Arbeitsplätze wurden größtenteils auf ,shared desksʻ umgestellt, mehrere Kolleg*innen teilen sich einen Schreibtisch. Das fördert nicht nur das teamübergreifende Arbeiten, sondern auch die Integration neuer Kolleg*innen, und ermöglicht zusätzlich kurze Wege bei Einschulungen“, so GF Markus Wollner.
