Kooperative Meetings: Gibt es ein Erfolgsrezept?

Im Forschungsprojekt COME (Cooperative Meetings) wurde folgenden Kernfragen nachgegangen:

1. Wie hat sich die Zusammenarbeit durch die Nutzung von Onlinemeetings verändert?
2. Wie geht das Miteinander in virtuellen Meetings?
3. Was können Einzelne dazu beitragen, dass alle gut zusammenarbeiten?

Kamera einschalten!

Die erste große repräsentative Untersuchung im deutschsprachigen Raum ergab: Gutes Zuhören, die Basis erfolgreicher Besprechungen, fällt einem Drittel der Teilnehmer:innen bei Onlinemeetings schwerer als in persönlichen Treffen. Jüngere und Arbeitnehmer:innen ohne Führungsfunktion, die Meetings selten selbst leiten und nebenbei an anderen Aufgaben arbeiten, drehen dabei eher die Kamera ab. Die Studienergebnisse zeigen jedoch, dass die Qualität der Besprechungen besser ist, wenn die Kamera aufgedreht ist. Folglich empfiehlt sich eine Vereinbarung dazu im Team.

Erfolgsfaktoren

Struktur ist ein wesentlicher Punkt für den Erfolg von Onlinemeetings, also zu wissen, worum es in dem Treffen geht und was dessen Ziel ist.
Inhaltliche Bausteine von Treffen sind:

• Informieren
• Diskutieren
• Ideen finden
• Entscheiden

Ebenfalls wichtig ist es, regelmäßige Pausen einzuplanen – zumindest nach jeder Stunde. Auch wenn die Befragten in vielen Punkten unterschiedlicher Meinung sind, so geben doch 94 Prozent davon an, dass sie sich melden, wenn sie etwas zu sagen haben, und dass ihnen die informellen Gespräche am Rande von Besprechungen fehlen, sowohl fachlich als auch persönlich. Voraussetzung für erfolgreiche Onlinemeetings ist natürlich auch eine funktionierende Internetverbindung für alle Teilnehmer:innen.
Wie kann gewährleistet werden, dass die Teilnehmer:innen „dabeibleiben“? Was bringt Menschen „zurück“ ins Meeting? Neben einer persönlichen Ansprache („Herr Meier, was sagen Sie dazu?“) sind es Pausen und Diskussionen. Interessanterweise sehen nur 20 Prozent der Befragten technische Hilfsmittel, wie z. B. Umfragetools, als hilfreich an.

Empfehlungen

Als Rahmen für Onlinetreffen empfehlen die Autorinnen:

• Eine Einstiegsrunde, bei der jede Person zu Wort kommt, mit einer Frage zum Inhalt oder einer Frage, die für das Team relevant ist, bzw. dass auch Raum für Persönliches oder Informelles gegeben ist („ankommen“).
• Das Zwei-Zonen-Meeting: Es gibt eine „innere Zone“, in der alle die Kamera aufdrehen und nicht nebenbei arbeiten. In der äußeren Zone haben die Beteiligten die Kamera abgedreht und können nebenbei arbeiten. Wenn man etwas beitragen möchte, dreht man die Kamera wieder auf und arbeitet nicht nebenbei.
• Kamera aufdrehen hilft – es holt die Teilnehmer:innen quasi aus der Unsichtbarkeit.
  

Wer Onlinebesprechungen besser und effektiver gestalten möchte, findet in der Studie zahlreiche Tipps dazu.